Bolehkah Lebih Sedikit Mesyuarat Membalikkan Berhenti Senyap? Penyelidikan Berkata 'Ya'

Permintaan untuk "sifar mesyuarat" telah menjadi cip tawar-menawar bagi pekerja mempertimbangkan pertukaran pekerjaan, menurut sebuah kajian baru daripada firma perisian Otter.ai dan Universiti North Carolina di Charlotte. Peserta melaporkan mempunyai terlalu banyak mesyuarat pada kalendar mereka, yang membuatkan mereka berasa "kesal" dan "kecewa".

Dalam berita lain…air adalah basah.

Mesyuarat dalaman telah menjadi kawasan yang berduri selama lebih daripada satu dekad, tetapi pengaruh yang digunakan oleh pekerja di tengah-tengah Perletakan Jawatan Beramai-ramai seharusnya mendorong pemimpin untuk mengkaji semula aspek organisasi mereka ini. Sebagai pakar tempat kerja dengan beberapa buku dan a TED ceramah atas pemudahan, "pertemuan sifar" telah menjadi laungan saya selama bertahun-tahun.

IKLAN

Melalui proses penyelidikan Mengapa Mudah Menang, saya mendapati kerumitan tempat kerja berasal daripada dua sumber: organisasi itu sendiri and pekerja individu. Kerumitan organisasi berkaitan dengan peraturan industri, serta bilangan orang, langkah, keputusan dan titik data yang diperlukan untuk melakukan sesuatu yang bermakna dalam syarikat anda. Contohnya, bilangan kelulusan dalam proses pengambilan pekerja anda atau keperluan pematuhan untuk mengurus data pengguna di UK atau Korea Selatan.

Kerumitan individu, sebaliknya, merujuk kepada birokrasi yang dicipta oleh satu orang atau satu org. Contoh dunia sebenar ialah VP yang mengadakan mesyuarat mingguan selama lima jam atau unit perniagaan dengan kemahiran istimewa untuk PowerPoint yang mengandungi 200 lebih slaid.

Dalam syarikat anda sendiri, mesyuarat dipengaruhi oleh budaya organisasi serta individu yang memimpin dan menghadirinya. Untuk menghapuskan kerumitan dalam mesyuarat yang anda pimpin atau hadiri, jawab enam pernyataan berikut dengan sama ada "Secara konsisten," "Kadang-kadang," "Jarang-jarang" atau "Tidak pernah."

IKLAN

1. Saya menghabiskan 20% atau kurang masa saya setiap minggu dalam mesyuarat/panggilan yang tidak produktif.

2. Saya mengendalikan/menggalakkan pasukan saya untuk beroperasi dengan pemudahan dalam fikiran.

3. Mesyuarat yang saya pimpin bermula dan berakhir tepat pada masanya.

4. Mesyuarat dalam org saya mempunyai tujuan dan agenda yang jelas.

5. Hanya orang penting sahaja yang dijemput ke mesyuarat yang saya hadiri.

6. Saya berasa selesa menolak jemputan mesyuarat atau mewakilkan kehadiran kepada orang lain.

IKLAN

Kira jumlah anda dengan menggunakan kad skor berikut untuk setiap jawapan:

· Secara konsisten = 0

· Kadang-kadang = 1 mata

· Jarang = 2 mata

· Tidak pernah = 3 mata

Sekiranya anda dihitung 1 ke mata 4, cari peluang untuk memudahkan mesyuarat dalam organisasi anda. Pada masa ini, aspek harian anda ini berfungsi tetapi sekurang-kurangnya satu jawapan "Tidak Pernah" atau "Jarang" mewujudkan kerumitan. Periksa kawasan itu dan betulkan kursus sekarang untuk mengelakkan pencemaran dalam aspek perniagaan yang lain.

IKLAN

Jika jumlah anda adalah 5 ke mata 9, mesyuarat dalam organisasi anda memaparkan simptom kerumitan dan jika dibiarkan, kemungkinan akan merebak ke aspek operasi yang lain. Pertimbangkan untuk melaksanakan audit mesyuarat dengan segera untuk menentukan mesyuarat yang bernilai — dan yang harus dibuang ke dalam tasik api.

Jika anda menjaringkan gol 10 ke mata 14, mesyuarat adalah sumber utama kerumitan. Kemungkinan besar isu itu menjangkaui organisasi anda dan meluas ke seluruh syarikat. Dengan kerumitan yang menjejaskan segala-galanya daripada mesyuarat status dan sesi sumbangsaran kepada perancangan dan membuat keputusan, syarikat anda mungkin terperangkap dalam gear pertama dalam pelbagai bidang.

Akhirnya, jika anda mengira jumlah 15 atau lebih, mesyuarat telah mencapai tahap kerumitan yang berbahaya. Walaupun sumber syarikat dibazirkan pada kadar yang membimbangkan, pekerja telah menerima status quo. Orang ramai pasrah dengan mentaliti berhenti senyap atau mereka secara aktif cuba mensabotaj agen perubahan. Walau apa pun, keadaan mesyuarat anda memerlukan perhatian segera.

IKLAN

Sekarang, kongsi enam kenyataan dan diagnosis dengan pasukan anda dan minta mereka menjana kemungkinan sebab kerumitan telah merampas mesyuarat — dan tawarkan idea untuk memudahkan. Jadualkan sesi untuk membincangkan kedua-dua sebab dan penyelesaian, yang harus ditangkap pada papan putih.

Selepas membahaskan kebolehlaksanaan penyelesaian, undi yang mana tiga untuk dilaksanakan dengan segera — dan lakukannya. Contoh penyelesaian mungkin termasuk "hadkan mesyuarat kepada lapan atau kurang hadirin" atau "setiap jemputan mesyuarat mesti menyertakan agenda" dan "komitmen pada hari Jumaat tanpa mesyuarat." Untuk mengelakkan perniagaan kembali seperti biasa, pertimbangkan untuk mencipta mantera pertemuan dengan jangkaan ini dan kongsikannya ke seluruh syarikat.

Jika anda perlu mengesahkan pendekatan baharu ini kepada perniagaan yang lebih besar, sertakan peringatan bahawa mesyuarat adalah mahal. Mengurangkan atau menghapuskan mesyuarat yang tidak perlu bukan sahaja akan meningkatkan semangat pekerja dan meningkatkan pengekalan, ia juga membantu organisasi mengurangkan kos secara drastik. Bagi syarikat yang mempunyai 100 pekerja, penjimatan adalah sekitar $2.5 juta setahun dan bagi syarikat 5000, angka itu meningkat kepada lebih daripada $100 juta.

IKLAN

Memeriksa cara mesyuarat dijalankan dalam organisasi anda — dan menghapuskan mesyuarat yang telah melebihi kegunaannya — boleh membantu mengekalkan pekerja dan mengemudi perniagaan ke arah produktiviti yang lebih tinggi. Galakkan pasukan anda untuk menolak sebarang mesyuarat tanpa tujuan yang jelas, pembuat keputusan atau agenda dan memberi ganjaran kepada pekerja yang secara konsisten menunjukkan keberanian dalam bidang ini. Teruskan menyoal mesyuarat baharu dan memperkemas mesyuarat semasa dan anda akan menyaksikan peralihan daripada berhenti senyap dan ke arah cara yang lebih bijak dan mudah untuk bekerja.