Untuk Nada Komunikasi Berkesan (Kejutan!) Paling Penting: 5 Strategi Untuk Keberkesanan

Anda tahu komunikasi adalah penting untuk kredibiliti dan keberkesanan anda, tetapi seperti banyak perkara dalam beberapa tahun kebelakangan ini, kepentingannya telah dipertingkatkan dan sifatnya telah berubah. Dengan kerja hibrid dan jauh, jarak mewujudkan keperluan untuk berkomunikasi dengan cara baharu dan dengan penekanan yang lebih besar pada penulisan dan pendekatan tak segerak.

Menariknya, komunikasi menyumbang kepada kesihatan mental, keterangkuman, keyakinan, pengekalan dan budaya. Dan satu elemen komunikasi menonjol: nada. Cara mesej anda dirangka dan cara ia dilihat oleh penerima boleh membuat semua perbezaan dalam kejayaan anda dan mereka.

Komunikasi Mengurangkan Jarak

Peluang baru untuk bekerja jauh dari pejabat, dari lokasi terpencil dan dari jauh telah menyerlahkan kesan komunikasi. Menurut data baharu daripada Grammarly dan Tinjauan Harris, 82% pekerja berpengetahuan mengatakan bekerja dari jauh meningkatkan keperluan untuk menjadi komunikator yang lebih baik.

Selain itu, orang ramai bergelut untuk kekal berhubung dengan rakan sekerja dan 45% pekerja mengatakan hubungan peribadi mereka telah terjejas berdasarkan kerja hibrid. Pengalaman ini berbeza mengikut generasi, dengan 59% Gen Z, 48% Milenium, 45% Gen X dan 28% Baby Boomers mengatakan perkara yang sama.

Sepenuhnya 62% pekerja mengatakan kemahiran komunikasi yang lebih baik diperlukan untuk memupuk kepelbagaian dan keterangkuman. Hal ini terutama berlaku untuk 75% pekerja yang mengenal pasti sebagai neurodivergen—yang melaporkan komunikasi yang tidak berkesan merupakan penghalang kepada kemasukan manakala hanya 64% responden neurotipikal bersetuju. Dan 77% daripada mereka yang bahasa Inggeris adalah bahasa kedua (ESL) melaporkan komunikasi yang tidak berkesan adalah penghalang berbanding 68% daripada mereka yang bahasa Inggeris adalah bahasa utama mereka.

Tetapi komunikasi yang hebat juga mewujudkan pengalaman kerja yang positif dengan 52% pekerja mengatakan komunikasi tak segerak menjadikan kerja mereka lebih fleksibel, 42% melaporkan bahawa mereka lebih produktif dan 34% mengatakan mereka merasakan rasa rangkuman yang lebih besar. Di samping itu, komunikasi yang berkesan dilihat sebagai sebab untuk meningkatkan kepuasan kerja bagi 56% responden dan hubungan yang lebih baik dengan rakan sekerja sebanyak 54%.

Nada dan Keyakinan

Terdapat banyak faktor dalam komunikasi yang berkesan—daripada kandungan dan nada kepada empati, mod dan platform—tetapi nada nampaknya sangat kritikal. Malah, 53% pekerja berpengetahuan mengatakan nada lebih penting daripada kandungan komunikasi. Tetapi 71% menghadapi kesukaran untuk memilih perkataan yang betul untuk mengelak menyinggung perasaan orang lain dan 56% berasa tidak pasti tentang mencari nada yang betul untuk komunikasi mereka.

Nada mempunyai pengaruh yang signifikan pada cara orang bekerja bersama-sama. Jika komunikasi mempunyai nada positif,

• 62% bertindak balas dengan lebih cepat
• 57% lebih responsif kepada permintaan masa hadapan
• 48% menangani kebimbangan atau melakukan kerja pada kualiti yang lebih tinggi
• Dan 59% melihat pengirim dengan lebih positif

Bagi mereka yang berada di pejabat yang berbeza di AS, atau di pejabat yang berbeza di luar AS atau yang terpencil sepenuhnya, setiap peratusan ini meningkat antara 3% dan 11%.

Mencipta Nada Yang Betul

Mencari nada yang betul adalah proses yang halus dan gabungan halus pelbagai elemen komunikasi. Inilah cara untuk mendapatkan keseimbangan yang betul.

#1 – Jadi Seperti Perniagaan tetapi Mesra

Salah satu cara pertama untuk mencari nada yang betul adalah seperti perniagaan, tetapi juga mesra. Anda perlu mengasah pendekatan ini untuk budaya dan peranan anda, tetapi secara amnya, orang menghargai tabik hormat daripada menyelam terus ke kandungan anda. Dan komen seperti "Saya harap anda sihat" atau a pengakuan ringkas tentang cuaca atau musim boleh menyediakan landasan positif untuk pertukaran perniagaan.

Anda akan mahu menjadi ringkas, dan terutamanya menggunakan taktik ini dalam mesej pertama yang membuka subjek. Tetapi kemudian anda akan mahu fokus pada perniagaan yang ada tanpa terlalu formal. Bandingkan komunikasi terbaik anda dengan almari pakaian kasual perniagaan di mana anda tidak muncul dalam seluar peluh anda, tetapi anda juga tidak memakai sut tiga helai. Anda memberi tumpuan kepada hasil yang perlu anda capai tetapi dengan suara yang positif.

#2 – Yakin tetapi Tidak Sombong

Dalam komunikasi anda, anda akan menjadi paling berkesan apabila anda mengimbangi keyakinan dengan kerendahan hati. Jelas dan mempunyai pandangan, tetapi juga minta input apabila ia sesuai. Dengan nada anda, beritahu pengirim bahawa anda mempunyai perspektif anda sendiri, tetapi juga menghargai perspektif mereka, kerana mengetahui anda tidak mempunyai semua jawapan.

#3 – Ringkas tetapi Tidak Ringkas

Anda pasti ingin sampai ke inti dalam komunikasi perniagaan anda, tetapi elakkan daripada bersikap pendek atau kasar. Sediakan konteks dan jangan menganggap orang tahu latar belakang komunikasi anda—melainkan anda pasti mereka tahu. Edit komunikasi anda sebelum anda menghantar supaya anda memberikan butiran yang mencukupi tanpa membebankan pembaca.

Juga jelas tentang perkara yang anda minta. Pertimbangkan untuk sampai ke titik awal dalam komunike anda dan kemudian berikan lebih terperinci atau latar belakang dalam bahagian akhir mesej.

Kadangkala perkara yang anda tidak sertakan sama pentingnya dengan perkara yang anda lakukan—jadi pilihlah perkara yang anda perkatakan dan sertakan unsur kandungan yang paling kritikal. Di samping itu, jangan terlalu menggunakan perkataan bertulis. Jika surat kiriman bertulis akan mengambil masa lebih daripada lima minit untuk dibaca, sertakan lebih daripada lima mata atau memerlukan lebih daripada lima voli, ia mungkin lebih baik sebagai panggilan pantas atau pertukaran lisan.

#4 – Jadilah Menarik tetapi Tidak Beremosi

Apabila anda berasa ghairah tentang sesuatu subjek atau jika anda marah atau kecewa, berhati-hati dengan respons anda. Anda akan mahu menjadi menarik dalam membuat kes untuk sesuatu apabila keadaannya betul, tetapi elakkan bersikap defensif, emosi atau marah dalam nada anda. Jika anda berasa sangat tertekan, anda mungkin mempertimbangkan untuk menunggu beberapa jam sebelum menekan hantar atau tidur di atasnya sebelum anda melancarkan nota anda.

# 5 – Jadilah Tulen tetapi Tidak lalai

Paling penting, anda perlu menjadi diri anda sendiri dalam komunikasi anda—pada masa yang sama anda prihatin terhadap perkara yang paling memberi kesan kepada penerima komunikasi anda. Bagi seseorang yang sangat didorong data, anda perlu mengemukakan bukti, atau bagi seseorang yang lebih sensitif, anda boleh menghabiskan ayat tambahan pada baris memanaskan badan. Tetapi jangan melampaui batas, dan lakukan pastikan anda tulen. Pertimbangkan cara komunikasi anda akan diterima dan cara penerima paling suka mendengar dan memahami maklumat dengan baik.

Ia adalah satu keajaiban

Komunikasi yang hebat boleh membina hubungan dan meningkatkan kredibiliti anda, tetapi anda menghadapi banyak halangan. Anda menggunakan perkataan yang orang lain tafsirkan secara negatif. Anda berniat nada yang salah baca penerima. Anda menangguhkan respons anda dan rakan sekerja anda membuat andaian yang salah tentang sebab anda berbuat demikian. Dan dengan komunikasi bertulis, anda kekurangan semua petunjuk dan isyarat yang bukan lisan. Agak keajaiban bahawa kami dapat berkomunikasi sama sekali apabila anda merenungkan halangan.

Tetapi niat membantu. Apabila anda meluangkan masa untuk berkomunikasi dengan baik, pertimbangkan khalayak anda dan juga membaca semula dan mengedit, anda akan mendapat manfaatnya.

Di samping itu, apabila anda penerima komunikasi, anda juga boleh memberikan pengirim manfaat daripada keraguan—mengetahui halangan, anda boleh melihat di luar perkataan literal dan mendengar niat positif.

Niat Tidak Sama Dengan Kesan

Anda pernah mendengar bahawa niat tidak sama impak dan itu benar terutamanya dengan komunikasi bertulis, komunikasi tak segerak dan komunikasi jarak jauh. Tetapi ia berbaloi untuk membuat usaha supaya anda boleh membina hubungan, membangunkan kredibiliti anda dan berjaya dengan cemerlang dalam kerja anda.