Kelabu Adalah Warna Yang Anda Ingin Elakkan

Dalam pengurusan projek, belakang dan putih adalah rakan anda - kelabu keruh bukan. Sebagai pengurus projek, anda ingin menangani maklumat yang jelas dan disahkan, bukan andaian. Apabila andaian dibuat dan tidak disahkan, kesilapan akan dilakukan, garis masa ditangguhkan dan projek gagal.

Andaian adalah perkara berbahaya untuk dibuat, dan seperti semua perkara berbahaya untuk dibuat — bom, contohnya, atau kek strawberi — jika anda membuat kesilapan yang paling kecil sekalipun, anda boleh menghadapi masalah yang teruk. Membuat andaian hanya bermakna mempercayai sesuatu adalah cara tertentu dengan sedikit atau tiada bukti yang menunjukkan anda betul, dan anda boleh melihat sekaligus bagaimana ini boleh membawa kepada masalah yang dahsyat. Sebagai contoh, pada suatu pagi anda mungkin bangun dan membuat andaian bahawa katil anda berada di tempat yang sama seperti biasa, walaupun anda tidak mempunyai bukti nyata bahawa ini benar. Tetapi apabila anda keluar dari katil anda, anda mungkin mendapati bahawa ia telah terapung ke laut, dan kini anda akan menghadapi masalah yang teruk kerana andaian salah yang anda buat. Anda boleh melihat bahawa adalah lebih baik untuk tidak membuat terlalu banyak andaian, terutamanya pada waktu pagi."

― Snicket Lemony,
Akademi Austere

Sebagai Lemony Snicket daripada A Siri Peristiwa Malang menyatakan, andaian adalah berbahaya. Jarang berdasarkan fakta, andaian adalah berdasarkan perspektif peribadi - bukan realiti. Bayangkan bagaimana ini boleh memberi kesan kepada keupayaan anda untuk mengurus pasukan jika anda – dan orang lain – membuat andaian berkenaan dengan sesuatu yang penting seperti penyiapan tugas. 

Kaedah Kejayaan Projek menggunakan pengurus aktiviti untuk memastikan setiap tugasan dapat dilakukan. Semasa sesi perancangan untuk mana-mana projek, adalah penting untuk mencipta struktur pecahan kerja – senarai semua aktiviti projek untuk semua yang boleh difikirkan oleh pasukan anda pada masa ini. Pada masa ini adalah penting di sini kerana jarang sekali walaupun pasukan terbaik akan menangkap setiap tugasan yang mesti diselesaikan pada awal projek. Aktiviti-aktiviti tidak akan berada dalam apa-apa susunan tertentu, kerana penjujukan belum lagi berlaku. Mereka juga tidak semestinya mempunyai pemilik atau tempoh. Ia benar-benar hanya akan menjadi senarai aktiviti.

Tugasan ini tidak boleh kekal tanpa pemilik. Setiap tugas mesti diberikan pemilik—iaitu, pengurus aktiviti - satu orang setiap aktiviti. Pengurus aktiviti bersetuju untuk memastikan kerja itu selesai. Ini adalah orang yang melihat pengurus projek dan berkata, “Itu tugas saya. Saya akan pastikan ia berlaku.” Ini tidak bermakna mereka telah bersetuju untuk melakukan kerja fizikal itu sendiri, cuma mereka bersetuju untuk menjadi satu-satunya titik hubungan berhubung aktiviti itu. Konsep titik hubungan tunggal adalah sangat penting, kerana ia mengurangkan kekeliruan dan menambah kejelasan tentang siapa yang memiliki tugas itu.

Dalam kerja projek, hitam dan putih adalah kawan anda—kelabu adalah musuh anda. Apa-apa sahaja yang kelabu dan samar-samar akan digunakan terhadap anda di mahkamah pengurusan projek. Andaian mencipta jangkaan yang dibina tidak lebih daripada apa anda fikir adalah realiti, bukan apa sebenarnya is realiti. Pengurusan projek yang berjaya tidak beroperasi dalam warna kelabu – hitam dan putih adalah penting untuk kejayaan anda. Apa-apa sahaja yang kelabu dan samar-samar akan digunakan terhadap anda di mahkamah pengurusan projek.