Adakah 'Ketua Pegawai Penyederhanaan' Gelaran Anda Seterusnya?

Syarikat tenusu Iceland Siggi's adalah jenama terkini untuk mewujudkan peranan Ketua Pegawai Permudah (CSO). Dan walaupun pengumuman itu mungkin aksi PR yang licik, penyenaraian pekerjaan itu mengkreditkan peralihan budaya syarikat ke arah kesederhanaan sebagai "berakar dalam idea kebebasan dan fleksibiliti."

Keperluan yang semakin meningkat untuk CSO telah diterima oleh syarikat kecantikan terbesar di dunia L'Oreal, syarikat permulaan teknologi seperti CodeXTeam dan IAIAO — dan setiap syarikat bersaiz di antaranya. Melalui proses penyelidikan dan penulisan Mengapa Mudah Menang, Saya menemu bual lebih daripada 100 pemimpin di seluruh dunia, termasuk beberapa CSO, dan menemui taktik biasa yang digunakan oleh penyederhana yang paling berkesan dalam kepimpinan.

Jika anda berada dalam kedudukan kanan dan mendapati diri anda berada dalam perang salib menentang kerumitan, terokai langkah memudahkan di bawah. Mereka boleh menyediakan rangka kerja untuk memudahkan dalam skop semasa anda…dan memberi anda pengalaman dunia sebenar ke arah peranan masa depan sebagai CSO.

1. Mengucapkan penglihatan yang mudah. Penyederhanaan lebih berkemungkinan berlaku apabila orang lain dilaburkan dalam usaha anda, jadi jemput rakan sekerja dan pekerja untuk mempertimbangkannya. Contoh soalan tinjauan boleh termasuk: "Dalam satu ayat, apakah maksud penyederhanaan kepada kami?" Dan "bagaimana cara kerja yang lebih mudah boleh memberi kesan kepada organisasi kita atau keseluruhan perniagaan?" Dan "tugas mana dari pasukan anda yang anda sanggup tangguhkan dalam perkhidmatan memudahkan?" Menggabungkan pandangan semua orang kepada soalan seperti ini — dan berikan kredit apabila anda berkongsi wawasan itu di seluruh perusahaan.

2. Permudahkan strategi anda. Seperti tukang kebun induk, penyederhana menyedari bahawa membersihkan lebihan akan menghasilkan tanaman yang lebih kuat. Dalam organisasi anda sendiri, tentukan semula pendekatan anda terhadap perancangan strategik dengan mengamalkan minda yang kurang. Jangan tambah sebarang taktik, matlamat, produk atau program tambahan melainkan satu taktik dialih keluar secara serentak daripada pelan sedia ada anda. Dengan menahan talian, anda menghantar mesej awam tentang perkara yang dipermudahkan (dan komitmen anda terhadapnya).

3. Langgan anak syarikat. Menolak membuat keputusan ke tahap paling rendah yang mungkin dikenali sebagai prinsip subsidiariti. Sekumpulan pengurus di Merck Canada memutuskan untuk melaksanakan konsep ini. Secara kolektif, mereka bersetuju untuk berhenti membuat keputusan yang laporan langsung mereka telah diberi kuasa untuk dibuat. Secara keseluruhannya, orang ramai membuat keputusan yang bijak dan melaporkan lebih banyak pemilikan terhadap hasilnya. Lebih baik lagi, segelintir pekerja yang berprestasi rendah mula mengubah tingkah laku mereka setelah mereka dipertanggungjawabkan secara terbuka untuk membuat keputusan. Dan hasil terbaik dari semua? Pengurus tersebut sebenarnya mendapati diri mereka mempunyai beberapa jam masa yang baru dibebaskan setiap bulan.

Dalam organisasi anda sendiri, tugaskan setiap laporan langsung anda untuk membuat tiga keputusan bulan ini yang biasanya melibatkan input atau kelulusan anda. Soalan seperti "Perlukah saya menjemput Priya ke mesyuarat semakan perniagaan mingguan?" atau "Bolehkah saya membuka jawatan untuk pengarah komunikasi baharu?" seharusnya tidak lagi diarahkan ke arah anda. Sebulan dari sekarang, kumpulkan pasukan anda dan ketahui keputusan yang mereka buat and jenis keputusan lain yang mereka akan komited untuk membuat sendiri bulan depan. Setelah orang terbiasa membuat keputusan, tingkatkan bilangan pilihan bulanan yang mereka buat kepada lima, 10 dan akhirnya 20.

4. Ratakan hierarki anda. Apabila syarikat berkembang, lapisan pengurusan ditambah — dan pembuat keputusan dialih keluar daripada realiti di lapangan. Akhirnya idea yang baik, dan juga ciptaan yang mengganggu industri seperti iPhone, berisiko diabaikan atau lewat ke pasaran. Untuk mengenal pasti peluang memperkemas carta organisasi anda, pertimbangkan peranan setiap orang dalam struktur pelaporan sedia ada. Adakah anda melihat sebarang lebihan kerja? Adakah orang tertipu? Bandingkan struktur pelaporan anda dengan norma industri: Bolehkah anda meningkatkan julat kawalan untuk peranan tertentu? Jawab soalan-soalan ini dengan teliti dan dengan matlamat menyahlapis.

5. Tetapkan metrik yang jelas. Daripada mengurangkan lapisan pengurusan kepada meningkatkan pengekalan pekerja, metrik yang betul akan menyokong matlamat pemudahan anda dan menggalakkan perubahan tingkah laku. Metrik sampel boleh terdiri daripada "pengurangan dalam bilangan lapisan kelulusan untuk pengambilan pekerja" dan "bilangan jam bulanan yang disimpan daripada pembuatan keputusan subsidiari" kepada "bilangan langkah yang dialih keluar daripada proses pembangunan produk kami." Jangan ragu untuk mencipta metrik anda sendiri, asalkan ia memberi manfaat kepada kedua-dua unit perniagaan anda dan syarikat.

Sebelum memutuskan matlamat anda untuk setiap metrik, pastikan anda menentukan tempat permulaannya — garis dasar anda — supaya anda boleh melihat sejauh mana anda telah melangkah beberapa bulan dari sekarang. Dengan setiap metrik, hitung kedudukan perkara hari ini and di mana anda mahu mereka berada. Sebagai contoh, jika pada masa ini anda menghabiskan tujuh jam sebulan untuk meluluskan, menandatangani atau sebaliknya menyemak keputusan orang, maka 7 adalah garis dasar anda. Sekarang tetapkan matlamat untuk setiap metrik yang terletak di antara realistik dan aspirasi.

Akhir sekali, minta beberapa pengurus yang dipercayai untuk mengimbas metrik cadangan anda untuk mengetahui akibat yang tidak diingini. Sebagai contoh, jika anda ingin menjejaki "jumlah penjimatan kos yang terhasil daripada mesyuarat yang ditiadakan", pastikan metrik itu tidak mendorong orang untuk menghapuskan sebanyak mungkin mesyuarat secara membabi buta. Mungkin terdapat borak harian sedia ada yang menghalang lebihan dan meningkatkan aliran kerja. Menghapuskan mesyuarat berharga seperti ini boleh mengakibatkan kos wang organisasi, jadi sampaikan objektif serta metrik anda. Pertimbangkan untuk menyesuaikan sebarang metrik (iaitu, jejak penjimatan kos dengan menghapuskan lama mesyuarat) dengan potensi kesan sampingan negatif.

Ketua pegawai penyederhanaan menjadikan misi mereka untuk memastikan setiap ahli pasukan dapat mengemudi hari kerja mereka dengan kerumitan yang mungkin. Sama ada syarikat anda terdiri daripada 100k pekerja atau beberapa dozen, taktik di atas direka untuk menjadikan kesederhanaan sebagai tabiat di setiap peringkat. Dengan meletakkan kesederhanaan sebagai etos organisasi anda — dan menambahkan metrik yang memotivasikan orang — ia boleh memacu perubahan positif dalam membuat keputusan, struktur pelaporan dan penglibatan pekerja.